Dentro de Asana configurar tu equipo puede suponer un reto además si no sabes exactamente cómo hacerlo. Si quieres ir a tiro hecho contáctame y te guío en cómo gestionar proyectos con Asana.
Elegir entre Asana, Monday.com y ClickUp puede ser un reto para cualquier departamento de marketing, sobre todo porque cada herramienta tiene sus fortalezas y debilidades específicas, que dependen mucho de las necesidades del equipo. Cada plataforma ofrece una experiencia algo diferente, y es común cuestionarse si se está aprovechando al máximo o si es la herramienta adecuada para los objetivos. Yo recuerdo, picarme para intentar establecer un control de tiempo nativo en Asana, lo que lo conseguí por lo menos para mí. Ahora te explico que ventajas tiene Asana y porque lo tendrías que usar y como me gestiono yo mi cuenta.
1. Estrategia y Planificación con Asana 🧠
Antes de saber de la herramieta tienes que saber sobre las tareas y su objetivo.
Objetivo: Establecer objetivos claros, públicos, meta, y tácticas para cumplirlos.
Esto es esencial para alinear al equipo y priorizar tareas con mayor retorno sobre la inversión (ROI).
Para poder entender la naturaleza de las tareas tenemos clasificar el tipo de tareas que encontramos en un departamento de Marketing:
Time-Based Activity Management (TBAM)
El primer criterio que tenemos que valorar no es otro que el que se usará clasificar y organizar tareas de marketing por recurrencia y urgencia en el tiempo, podrías emplear la metodología Time-Based Activity Management (TBAM). Esta metodología se centra en la organización y priorización de tareas según su periodicidad y urgencia, lo que permite una mejor asignación del tiempo y recursos. Aquí te explico cómo implementarla:
Empieza poco a poco haciendo una lista en una tarea y ve viendo que tienen en común este listado de tareas. ¿Qué tendrás? Creación y actualización de la estrategia de marca.
Desarrollo del calendario de marketing (anual/trimestral).
Identificación de segmentos de audiencia y buyer personas…..
Dicho de otra forma tienes unas tareas que se pueden clasificar por una proyecto en concreto y podrás implementarlo. Cuando las agrupes en proyectos.
Paso 1. Haz una lista de tareas
Comienza haciendo un inventario de todas las actividades relacionadas con el marketing que realizas regularmente. Incluye tanto tareas recurrentes como aquellas que son puntuales relacionadas con proyectos.
Paso 2. Categorización por Periodicidad y «peliglosidad»
Clasifica las tareas según su frecuencia de recurrencia:
Tareas diarias: Como revisión de anuncios activos o gestión de redes sociales
Tareas con deadline «peliglosa». Acostumbrados modificar la entrega a nuestro antojo, definir este tipo de tareas nos ayudarán nos despistamos y ponernoslo como etiquetas.
Tareas semanales: Como la publicación de contenidos o la comprobación de métricas semanales.
Tareas mensuales: Como la creación de informes de marketing o la planificación de campañas del mes siguiente.
Tareas trimestrales/semestrales: Como la verificación y ajuste de estrategias o actualizaciones mayores de la página web.
Tareas anuales: Como la planificación estratégica anual o la evaluación del presupuesto de marketing.
Este apartado te dará pistas si lo tienes que vincular a un calendar para alguna fecha importante, hasta puedes convocar una reunión a través de Asana. También te puede ayudar a establecer tu plan perfecto, ya que por ejemplo en el plan gratuito no te dejan establecer tiempos de inicio y final solamente el final.
Paso 3. Tiempos Mínimos
Después de ver la periodicidad tenemos que tener en cuenta los tiempos para crear una tarea y si las tareas las tienes que contrastar con alguien. Si tienes que dar Fer del proyecto del tiempo de gestión, puedes añadir un proyecto de tiempo que regule o usar una extensión, para ello yo he usado la extensión de Harvest y te la puedo recomendar, lo que se puede ejecutar enteramente con un proyecto que administre tu tiempo.
Lo que definiremos una tarea en Asana, aquellas tareas que involucren un mínimo de 1h o 4o minutos. Lo que sea inferior a ese rango será considerado una tarea de control. Se conoce una tarea de control como aquellas tareas que son recurrente en tu día y que no sufre modificación sustancial, una de mis tareas de control es, por ejemplo, entrar en las diferentes herramientas de comunicación como Slack, Monday, Asana. Para no perderme ninguna información importante antes de empezar el día, otra de tarea de control diaria es la publicación diaria en LinkedIn, por ejemplo.
Paso 4. Matriz de EinsenhowerLue
Utiliza el principio de Eisenhower para priorizar tareas dentro de estas categorías, dividiéndolas en un proyecto personal donde estén divididas allí en así sabrás que debes priorizar al minuto de llegar a la oficina.
Urgente e relevante: Tareas que necesitas hacer de inmediato.
Relevante, no urgente: Tareas que necesitan planificación y pueden programarse para más adelante.
Urgente, no importante: Tareas que requieren atención inmediata pero tienen poco impacto a largo plazo.
No urgente, no relevante: Tareas que podrían delegarse o incluso eliminarse.
Tareas de un departamento de marketing
Como hemos dicho, ahora tienes que hacer una lista para hacer los proyectos que necesitas para tu operativa y tu corporativa. Hay que diferenciar entre estos dos componentes en los proyectos de Asana y agruparlos en portafolios pero esto lo veremos en el siguiente apartado.
1. Definición de objetivos y KPIs de marketing.
Investigación de mercado y análisis de competencia.
Creación y actualización de la estrategia de marca.
Desarrollo del calendario de marketing (anual/trimestral).
Identificación de segmentos de audiencia y buyer personas.
Interrelaciones: Estas tareas son la base del trabajo en todas las demás áreas, orientando los esfuerzos en contenidos, campañas de publicidad, y marketing de producto hacia metas compartidas.
2. Contenido y SEO ✍️🔍
Objetivo: Crear contenido relevante que mejore el posicionamiento de la marca, atraiga al público adecuado y aumente el tráfico orgánico a través de SEO.
Principales Tareas:
Planificación y producción de contenido (blogs, guías, eBooks).
Estrategia de SEO y optimización de contenido (palabras clave, enlaces).
Creación de contenido visual (infografías, videos).
Actualización de contenido existente y redacción de nuevos artículos basados en tendencias.
Gestión de las redes sociales y creación de publicaciones atractivas.
Interrelaciones: Colabora estrechamente con el equipo de redes sociales, campañas de pago y generación de leads para asegurar que el contenido se alinea con la estrategia y los objetivos de la empresa.
3. Campañas de Publicidad y Generación de Leads 📈
Objetivo: Ejecutar campañas que incrementen la visibilidad de la marca, generen leads y apoyen los objetivos de ventas.
Principales Tareas:
Planificación y ejecución de campañas pagadas (Google Ads, redes sociales).
Optimización de campañas en curso (análisis de datos y ajustes).
Creación de materiales promocionales (anuncios, banners, landing pages).
Gestión del presupuesto de publicidad y análisis de ROI de cada campaña.
Segmentación de audiencias para campañas específicas.
Interrelaciones: Esta área trabaja de cerca con el equipo de contenido y el equipo de ventas para asegurar que las campañas tengan mensajes consistentes y estén orientadas al público adecuado.
4. Email Marketing y CRM 📬
Objetivo: Mantener y nutrir la relación con los leads y clientes mediante comunicación personalizada y relevante.
Principales Tareas:
Creación y envío de newsletters y campañas de email marketing.
Segmentación de listas de contactos y creación de workflows de automatización.
Análisis de métricas de email (apertura, clics, conversión).
Pruebas A/B en correos para mejorar la efectividad de las campañas.
Actualización y mantenimiento de la base de datos de CRM.
Interrelaciones: Colabora con el equipo de generación de leads y campañas publicitarias para convertir leads en clientes mediante estrategias de seguimiento.
5. Análisis y Métricas de Rendimiento 📊
Objetivo: Monitorear y analizar el rendimiento de las actividades de marketing para tomar decisiones basadas en datos.
Principales Tareas:
Configuración y análisis de Google Analytics y otras herramientas de monitoreo.
Creación de reportes de rendimiento de campañas y contenido.
Seguimiento de KPIs específicos (conversión, engagement, tráfico web).
Identificación de áreas de mejora mediante análisis de tendencias y datos.
Recomendaciones para optimizar futuras campañas y ajustar la estrategia.
Interrelaciones: Es crucial para todos los demás equipos, ya que proporciona datos y métricas necesarias para ajustar estrategias y aumentar la efectividad general.
6. Relaciones Públicas y Colaboraciones 🤝
Objetivo: Fortalecer la imagen de marca a través de relaciones externas y colaboraciones estratégicas.
Principales Tareas:
Identificación y gestión de oportunidades de colaboraciones.
Creación y distribución de comunicados de prensa.
Gestión de relaciones con influencers y embajadores de marca.
Organización de eventos de marca y patrocinios.
Creación de contenido para medios externos (artículos, entrevistas).
Interrelaciones: Colabora estrechamente con contenido y redes sociales para mantener mensajes consistentes. Además, apoya a campañas publicitarias a través de branding y awareness.
7. Automatización y Soporte Tecnológico ⚙️
Objetivo: Optimizar los procesos de marketing a través de la automatización y el uso de herramientas que incrementen la eficiencia del equipo.
Principales Tareas:
Implementación de software de automatización de marketing.
Mantenimiento de sistemas de CRM y bases de datos.
Integración de herramientas y aplicaciones (HubSpot, Salesforce).
Automatización de flujos de trabajo (envío de correos, segmentación de leads).
Capacitación del equipo en el uso de herramientas y nuevas tecnologías.
Interrelaciones: Colabora con email marketing y CRM para mejorar la experiencia del cliente, y apoya a análisis y métricas al integrar datos clave para la toma de decisiones
Odenar tus tarea de marketing con Asana con un objetivo
Ahora tienes que ordenar, tienes que ordenar las tareas por Objetivo y crear el Objetivo, porque primero el objetivo, porque todo proyectos tiene que establecerse en base a cumplir un objetivo dado si no existe el objetivo siguiendo la metodología SMART no deben existir.
La metodología SMART es un conjunto de criterios que se utiliza para establecer objetivos o metas de manera eficaz y asegurarse de que sean alcanzables. SMART es un acrónimo que se refiere a las siguientes características que deben tener los objetivos:
Específico (Specific): El objetivo debe ser claro y específico para enfocar tus esfuerzos o motivar a tu equipo. Un objetivo específico responde a preguntas como: ¿Qué necesito lograr? ¿Quién está involucrado? ¿Dónde se localiza? ¿Cuáles son los requisitos y las limitaciones?
Medible (Measurable): Debes ser capaz de medir el progreso y saber cuándo se ha alcanzado el objetivo. Esto implica responder a preguntas como: ¿Cuánto? ¿Cuántos? ¿Cómo sabré cuando se haya cumplido el objetivo?
Alcanzable (Achievable): El objetivo también debe ser realista y alcanzable para ser exitoso. Esto te ayuda a determinar si el objetivo realmente se puede lograr considerando factores como los recursos económicos, habilidades y otras limitaciones. ¿Es el objetivo razonable? ¿Es desafiante pero posible?
Relevante (Relevant): Tu objetivo debe importar para tu negocio o vida personal y alinearse con otros objetivos relevantes. Debes estar seguro de que el objetivo encaja con tus otros esfuerzos y políticas generales. ¿Este objetivo parece valioso? ¿Es este el momento adecuado?
Temporal (Time-bound): Cada objetivo necesita una fecha límite para proporcionar un sentido de urgencia y para motivar la priorización. Preguntas como ¿Cuándo? ¿Qué puedo hacer en seis meses? ¿Qué puedo hacer en seis semanas? ayudan a establecer plazos realistas y a evitar el sentimiento de que se puede posponer indefinidamente.
Aplicación de SMART
Para aplicar la metodología SMART, empieza por escribir tus objetivos de manera general y luego refínalos aplicando los cinco criterios. Esto te ayudará a moverte de una meta general a una bien definida y estructurada, aumentando la probabilidad de éxito al hacer que tus objetivos sean claros y alcanzables dentro de un marco de tiempo específico.
Ejemplo Práctico
Supongamos que tienes un negocio y tu objetivo general es «incrementar las ventas». Un objetivo SMART sería: «Aumentar las ventas de la categoría de productos X en un 20% en los próximos seis meses a través de una combinación de promociones en redes sociales y publicidad en línea, involucrando al equipo de ventas y marketing para desarrollar el contenido necesario y las estrategias de promoción.»
Luego, cuando tenemos el objetivo, pensamos que proyectos operativos y corporativos hacen falta para ellos y compartimos a los interesados y justificamos estos proyectos basándonos en el primer objetivo e intentamos buscar métricas para medirlo que pueden estar dentro o fuera de Asana.
Aquí tenemos que pensar en si te costará más insertar manualmente la información en Asana o te vale medirla con otras métricas del Power BI o el ERP que tengas. Y por fin…
Creación de proyectos
Ya podemos crear los proyectos interrelacionando los proyectos, donde no estará acabado hasta que no insertemos, sus métricas de proyectos y le agregamos sus valores personalizados si en si caso es necesario.
Una vez tengamos los proyectos por ebjetivos les adjudicaremos a los proyectos un portfolio asi conformando una estructura que nos podria quedar tal que así.
Aquí se describen diversas funciones y roles, posiblemente agrupados por su relevancia en marketing digital y administración de contenido. Cada ítem parece estar representado con un icono que ilustra la naturaleza de la tarea o el área de enfoque. Aquí tienes una descripción de los contenidos:
- Iconos de cámara fotográfica (dos instancias): Estos podrían indicar tareas relacionadas con la creación de contenido visual o multimedia.
SEM (Search Engine Marketing): Tareas o proyectos enfocados en marketing en motores de búsqueda, que pueden incluir publicidad pagada como PPC (pay-per-click). - Gestor de E-commerce: Proyectos o responsabilidades relacionadas con la gestión de comercio electrónico, incluyendo ventas online, manejo de inventarios y optimización de la experiencia de usuario en plataformas de e-commerce.
- Creación de contenido: Tareas dedicadas a la producción de contenido, probablemente textual o multimedia, para diversas plataformas digitales.
- SEO (Search Engine Optimization): Iniciativas y tareas para mejorar el posicionamiento en los motores de búsqueda y optimizar el contenido web para incrementar la visibilidad orgánica.
- Análisis de Datos (representado con un gráfico de barras): Podría relacionarse con análisis de marketing, seguimiento del rendimiento de campañas o análisis de datos.
- Peticiones Marketing: Este ítem podría referirse a solicitudes específicas o tareas puntuales dentro del área de marketing, posiblemente requerimientos ad-hoc de otros departamentos o clientes.
- Reuniones de Marketing: Indica la programación de encuentros o reuniones regulares para discutir estrategias, resultados y planificaciones en el área de marketing.
- Este portafolio ayuda a organizar y visualizar las distintas responsabilidades y proyectos que se manejan dentro de la función de marketing digital de una organización.
Conclusión
Tenemos que entender que si empezamos los proyectos al principio vamos a ir probando lo que no nos podemos exigir mucho, pero poco a poco deben establecerse un protocolo para definir proyectos útiles para todos. Una forma de incentivarlos nos es otra que presentar y hacer uso de Asana en las presentaciones, así huir de las presentaciones consumidoras de tiempo y llenadoras de ego e intentar poner el foco en lo que realmente interesa.
Necesitas ayuda con tu proyecto en Asana, sientes que no le estás sacando todo el potencial que quieres, pide una consultoría de Asana.
