Cómo Crear un Proyecto de Funnel de ventas en Asana

Paso 4: Automatiza el Proceso

Asana permite automatizar ciertas tareas para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores humanos. Puedes configurar reglas como:

1. 1. Mover Tareas Automáticamente: Cuando una tarea se marca como completada en «Prospectos Iniciales», se puede mover automáticamente a «Contactado».
   2. Asignar Tareas Automáticamente: Asigna tareas a miembros específicos del equipo cuando un lead llega a una nueva etapa.

Paso 5: Monitorea el Progreso

Usa la vista de calendario y los informes de Asana para mantener un seguimiento del progreso de tu funnel. Puedes ver en qué etapa se encuentran la mayoría de tus leads y ajustar tu estrategia en consecuencia.

Avanzado

Cómo Introducir Reglas en tu Funnel de Ventas en Asana

Identificando los Roles:

En tu equipo de ventas, tienes dos roles clave:

• • Facilitador: Es el encargado de los primeros contactos, cualificación inicial, y seguimiento básico.

• • Closer: Es la persona encargada de cerrar el trato, manejando las negociaciones finales y asegurándose de que el lead se convierta en cliente.

Paso 1: Crear Reglas para Automatizar Tareas

Asana permite crear reglas automatizadas que asignan tareas automáticamente, notifican a los miembros del equipo, y mueven tareas entre secciones. Para configurar las reglas adecuadas en tu funnel de ventas: Accede a la Configuración de Reglas:

En tu proyecto de funnel, ve a la parte superior derecha y selecciona «Personalizar». Desplázate hasta la sección de «Reglas» y haz clic en «Añadir Regla».Asignación Automática de Tareas:

Facilitador: Configura una regla para que todas las nuevas tareas que se añadan a la columna «Prospectos Iniciales» se asignen automáticamente al facilitador.

Closer: Crea una regla para que cuando una tarea se mueva a la columna «Calificado», se reasigne automáticamente al closer.

Movimiento Automático de Tareas: Crea una regla para mover automáticamente las tareas de «Contactado» a «En Seguimiento» una vez que el facilitador marque la tarea como completada.Configura otra regla para que las tareas se muevan de «En Seguimiento» a «Calificado» cuando cumplan ciertos criterios, como un campo personalizado de «Probabilidad de Cierre» que sea mayor al 70%.

Notificaciones Automatizadas:Configura notificaciones para que el closer reciba una alerta automática cuando se le asigne una nueva tarea en la columna «Calificado».

El facilitador puede recibir una notificación cuando el closer mueve una tarea a «Cerrado (Ganado/Perdido)».

Paso 2: Implementar Campos Personalizados

Para hacer que las reglas sean aún más efectivas, puedes añadir campos personalizados a tu proyecto, como «Probabilidad de Cierre», «Fecha de Seguimiento», o «Tipo de Lead». Estas métricas pueden ayudarte a automatizar decisiones basadas en datos dentro del proyecto.

Paso 3: Monitorear y Optimizar las Reglas

Una vez que las reglas estén configuradas, es importante monitorear su funcionamiento. Asana te permite ver un registro de actividad para asegurarte de que las reglas se están aplicando correctamente. Además, puedes ajustar las reglas en función del rendimiento del equipo.

Conectar la llegada de tareas desde un Google Sheet a Asana es una excelente manera de automatizar la creación de tareas sin que los miembros del equipo tengan que hacerlo manualmente. Este tipo de automatización es especialmente útil para integrar datos de campañas de Facebook Ads u otras fuentes donde los leads se recopilan en un Google Sheet.

Aquí te explico cómo puedes configurar esta automatización utilizando herramientas como Zapier o Make (anteriormente Integromat).

Paso 1: Configura tu Google Sheet

Primero, necesitas un Google Sheet bien estructurado donde se registren automáticamente los leads u otras entradas de datos relevantes, como los resultados de tus campañas de Facebook Ads. El Sheet debe tener columnas con toda la información necesaria para crear tareas en Asana, como:

• • Nombre del Lead

• • Correo Electrónico

• • Campaña de Origen

• • Fecha de Contacto

• • Etapa del Funnel

• • Notas Adicionales

Paso 2: Configura una Automatización con Make

Usando Make (Integromat):

Para crear un nuevo escenario en Make.com, comienza iniciando sesión y seleccionando la opción «Crear Nuevo Escenario». Una vez dentro, añade Google Sheets como el disparador del flujo, configurando el módulo para «Watch Rows», lo que permitirá monitorear la llegada de nuevas filas en la hoja de cálculo. A continuación, conecta Asana como el siguiente módulo en el flujo, configurándolo para «Crear Tarea» y mapeando los datos del Google Sheet a los campos correspondientes en Asana. Si es necesario, puedes configurar filtros y condiciones para que solo ciertas filas desencadenen la creación de tareas, basadas en criterios específicos como la campaña de origen o la fecha. Finalmente, ejecuta una prueba para asegurarte de que la automatización funcione correctamente y, una vez que estés satisfecho con los resultados, activa el escenario para que funcione de manera continua.

Exporta tus datos del funnel de ventas a Excel o CSV para analizarlos

Analizar la calidad de los leads y evaluar el desempeño de tu equipo de ventas es esencial para optimizar tu proceso de ventas y tomar decisiones basadas en datos. A continuación, te explico cómo hacerlo y qué tipo de análisis puedes realizar con los datos exportados.

Primero, debes exportar el proyecto desde Asana. Asana te permite exportar datos de tus proyectos en varios formatos, siendo el formato CSV (valores separados por comas) el más común y útil para el análisis de datos. Accede al proyecto de Asana que deseas exportar, por ejemplo, tu «Funnel de Ventas». Luego, haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha del proyecto y selecciona «Exportar/Imprimir», eligiendo «Exportar CSV». Guarda el archivo CSV en tu computadora; este archivo contendrá todas las tareas, incluyendo campos personalizados, comentarios, fechas de vencimiento y responsables.

Una vez que tengas el archivo CSV, puedes importarlo en diversas herramientas de análisis de datos para profundizar en la calidad de los leads y el rendimiento de tu equipo. Si decides utilizar Excel o Google Sheets, abre la aplicación y carga el archivo CSV exportado. A continuación, revisa las columnas y organiza los datos, eliminando o modificando campos irrelevantes. Filtra y ordena los leads según criterios como «Probabilidad de Cierre,» «Tiempo de Respuesta,» o «Fuente del Lead» para identificar cuáles son los más efectivos. También puedes usar funciones como tablas dinámicas para analizar el número de leads gestionados por cada comercial, el tiempo promedio de cierre, y las tasas de éxito (leads ganados vs. perdidos).

Si prefieres un análisis más avanzado, puedes importar el CSV a una herramienta de BI (Business Intelligence) como Power BI, Tableau, o Google Data Studio. Estas herramientas te permiten crear dashboards interactivos que muestren KPIs clave como «Tasa de Conversión por Comercial», «Tiempo Promedio en Cada Etapa del Funnel», y «Calidad de Leads por Fuente». Además, puedes analizar tendencias en el tiempo, comparando el desempeño de los comerciales entre diferentes periodos o campañas.

Para usuarios avanzados, también es posible cargar el CSV en R o Python. Utiliza bibliotecas como pandas en Python o dplyr en R para manipular los datos. Realiza análisis avanzados como regresiones para predecir la probabilidad de conversión de un lead basado en características específicas. Además, puedes analizar métricas de rendimiento individual y de equipo, como la consistencia en el cierre de ventas y la eficiencia en la gestión de leads.

Después de realizar el análisis, deberías poder responder preguntas críticas como: ¿Qué fuentes de leads generan los contactos de mayor calidad? ¿Qué comerciales tienen las mejores tasas de conversión y por qué? ¿Dónde se están estancando los leads en el funnel? ¿Qué etapa del proceso de ventas necesita más optimización?

Finalmente, usa los insights obtenidos para mejorar tanto la calidad de los leads como el rendimiento del equipo de ventas. Algunas acciones que podrías considerar incluyen ajustar estrategias de marketing, enfocando tus campañas en las fuentes de leads que han demostrado ser más efectivas; desarrollar programas de formación para comerciales basados en las habilidades que necesitan mejorar; y optimizar las etapas del funnel o las reglas de automatización en Asana para mejorar la eficiencia y efectividad del proceso